VdE | (2) Assistentes de Administração, Finanças e Logística | Solidar Suisse
A Solidar Suisse pretende recrutar para o seu quadro de pessoal dois (2) Assistentes de Administração, Finanças e Logística para os distritos de Buzi e Dombe.
Descrição
Os Assistentes terão a responsabilidade gerir os sub-escritórios da Solidar Suisse e respectivo património nos Distritos de Buzi, Posto Administrativo de Guara Guara e Sussundenga, Posto Administrativo de Dombe. Eles prestaram apoio aos funcionários alocados nos mesmos distritos e na sede do escritório da Solidar Suisse em Moçambique.
- Contribuir para a observância correcta e rigorosa e aplicação dos procedimentos administrativos, financeiros, logístico e aquisições, em conformidade com a legislação fiscal em vigor em Moçambique e procedimentos internos da organização.
- Solicitar os pagamentos e desembolsos. (Transações, actividades, documentação e pagamentos financeiros atempados, completos e precisos).
- Gestão financeira, Administrativa, Logística e Aquisições
Tarefas
Os Assistentes são responsáveis pelas tarefas que lhes são delegadas pela Directora Financeira e de Recursos Humanos na administração.
Tarefas-chaves
- Apoiar o escritório de Buzi/Dombe com a logística necessária para o funcionamento do escritório;
- Manter e guardar os arquivos actualizados e bem arrumados;
- Apoiar o programa no levantamento das cotações e preparação da documentação necessária para aquisições;
- Preparar todos os documentos financeiros, administrativos e logístico relacionado com a implementação dos projectos no campo;
- Gerir o escritório no campo (limpeza, agua, luz, segurança, bens e equipamento);
- Aconselhar e assistir os colegas dos projectos afectas no campo em respeito a todos os subsídios, pedidos de viagem e outras questões financeiras e administrativas;
- Analisar os potenciais problemas relativos a questões administrativos e financeiros e, informar imediatamente o supervisor;
- Assegurar e garantir pelo comprimento dos processos administrativos, financeiros e logísticos com base nos regulamentos e políticas da Solidar;
- Verificar a elegibilidade de todos os documentos obrigatórios (facturas, pedidos de subsídio, reembolsos, facturas pró-forma, selos, assinaturas, formulários de aprovação de pagamento, Adiantamentos operacionais), e solicitar ou efectuar pagamentos contra eles;
- Apoiar na gestão de stock mantendo o registo actulaizado;
- Gerir fundo de maneio do escritório no campo e assegurar a reconciliação atempada;
- Verificar as reclamações dos fornecedores, adiantamentos e outros recebimentos para garantir que os fornecedores sejam pagos atempadamente e em conformidade com as regras e regulamentos financeiros da Solidar;
- Fazer gestão dos contractos de prestação de serviços (elaboração e monitoria);
- Supervisionar o pessoal de apoio (Motorista, Guardas e Servente);
- Garantir o pagamento atempado de todas as facturas antes do encerramento do ano;
- Processar regularmente a reconciliação da caixa;
- Actualizar o inventario periodicamente e reportar em caso de problemas;
- Criar banco de dados de potenciais fornecedores locais no campo.
Tarefas Temáticas e Conceptuais
- Apoiar colegas com a informação da área administrativa, financeira e Logístico para relatórios;
- Fazer gestão do escritório no campo.
Tarefas de Coordenação dentro do escritório da Solidar
- Prestar apoio nos escritórios do campo e sede no Chimoio;
- Apoiar todos os colegas na interpretação adequada dos requisitos para o tratamento dos assuntos relacionados com Administração, logística e Finanças.
Tarefas especiais de acordo com as instruções
- Assumir tarefas especiais (por exemplo, pessoa focal) de acordo com as instruções da Directora Financeira e de RH;
- No caso de um grande e extraordinário desastre em Moçambique ou região, o titular do posto pode ser instruído a suspender temporariamente o seu trabalho regular, de acordo com as especificações e atribuído pela Directora Financeira e de RH;
- Desempenhar tarefas instruídas. O período de tempo para utilização em caso de Catástrofe ou Emergência e subordinação durante este período será determinado ad hoc.
Tarefas Financeiras
- Apoiar na preparação da auditoria financeira;
- Apoiar na análise dos custos operacionais e de gestão do escritório no campo;
- Participar na preparação do orçamento anual com base nas necessidades do escritório;
- Garantir o pagamento de todos os impostos retidos e a pagar antes do encerramento do ano;
- Garantir que todos pagamentos efectuados estão justificativos com facturas/recibo, VD e outros justificativos credíveis.
Competências
- Forte conhecimento dos procedimentos, administrativos, financeiros e logísticos e, forte conhecimento das ferramentas informáticas;
- Capacidade de gerir um escritório no campo;
- Demonstrar capacidade de identificar problemas e propor soluções;
- Capacidade de trabalhar sob mínima supervisão.
Requisitos
- Dois (2) anos de experiencia na área de Finanças, Administração e Logística;
- Possuir Nível Médio nas áreas acima mencionadas;
- Ter noções básica da língua Inglesa.
Exigências
- Currículo Vitae;
- Carta de Motivação;
- 3 Referências.
Nota: Indicar o local de preferência. Apenas candidatos pré-selecionados serão contactados para passos subsequentes.
Processo de Candidatura
Email: recruitment@solidarmoz.org
Validade: 25/02/2022
Local: Buzi e Domde
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