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ASSISTENTE DE EQUIPA (OFFICE TEAM ASSISTANT) LOCALIZAÇÃO: MAPUTO
Breve Descrição / Objectivo do Trabalho O Assistente de Equipa será responsável pela prestação de assistência administrativa e serviços de apoio, com impacto na eficácia e bom funcionamento da equipa de Gestão, incluindo a reservas de viagens SAP, pagamentos, contactos com fornecedores, correio electrónico e calendarização, apoio operacional geral e coordenação eficaz das actividades.
Principais Responsabilidades
Apoio geral à administração
• Assegurando um nível de apoio administrativo extremamente eficaz para as equipas/departamento;
• Ser responsável por uma variedade de actividades, desde tarefas administrativas básicas, desde à resolução de problemas e tratamento de diversas questões, até mesmo à contribuição activa em projectos;
• Estabelecer, manter e desenvolver, conforme apropriado, sistemas e processos eficientes de assistência a equipas, para assegurar o apoio adequado e funcional.
Planeamento e coordenação de reuniões
• Fornecer apoio administrativo na organização de reuniões e elaboração de actas das mesmas, apoiando a monitoria de acções e implementação;
• Gerir a agenda e as reuniões do Director Geral e dos Gestores Seniores, assegurando a utilização eficaz do tempo e a preparação da informação com antecedência;
• Agir como o ponto focal para o Director Geral e para os Gestores Seniores, avaliar as prioridades e trabalhar proactivamente com as muitas exigências divergentes das equipas de Gestão.
Gestão de clientes / fornecedores e orçamento
• Ser um ponto de referência em matéria de compras e assuntos financeiros;
• Ser responsável pela compra de material de escritório e artigos diversos pedidos pelas equipas, utilizando o SAP, e pelo processamento de facturas/despesas; • Gerir todos os requisitos de material de escritório e assegurar que as equipas são adequadamente fornecidas;
• Apoiar as equipas na gestão de orçamentos, incluindo a manutenção de registos actualizados, a conciliação da folha de cálculo da gestão orçamental, a contribuição para as previsões trimestrais e a organização do pagamento de facturas utilizando sistemas financeiros adequados.
Travel Management
• Ser responsável pela organização e reserva de viagens, hotéis e transportes;
• Organizar itinerários de viagem e agenda dos visitantes, verificar a logística e assegurar que foram reservados locais ou alojamento adequados, receber os visitantes no local, etc;
• Processar pagamentos de viagens e reembolsos de despesas; • Tratar de passaportes, vistos, cartas de condução internacionais, aluguer de automóveis, serviços de roaming, subsídios em moeda estrangeira, se e quando necessário.
Gestão de eventos
• Ser responsável pela gestão do apoio à equipa na organização de eventos e agendamentos internos/externos;
• Conectar-se com vendedores, expositores, e partes interessadas durante o processo de planeamento do evento de modo a garantir que tudo está em ordem;
• Gerir todos os processos de organização, montagem, desmontagem e acompanhamento de eventos e assegurar que tudo obedeça às normas da empresa.
Elaboração e apresentação • Desenvolver e elaborar apresentações - principalmente em PowerPoint - que apresentem os principais objetivos da empresa, narrando a história através de slides simples, concisos, e bem organizados;
• Utilizar a análise de dados, desenho gráfico e ferramentas gráficas e tecnológicas apropriadas para apresentar informação de forma rigorosa, acessível e apelativa, identificando mensagens de forma clara enquanto incorpora soluções visuais inteligentes que fazem a diferença em reuniões de alto risco que afetam as principais decisões empresariais.
Qualificações Mínimas e Experiência:
• 12a classe com um mínimo de 6 anos de experiência em funções pessoais ou de assistente de equipa;
• Conhecimentos sólidos na óptica do utilizador em Microsoft PowerPoint, Outlook, Word e Excel (utilizamos o PowerPoint para narrar as nossas histórias); Experiência com infográficos (análise e visualização de dados);
Competências
• Boa capacidade de comunicação verbal, escrita e interpessoal em Português e Inglês;
• Competências sólidas de organização e gestão do tempo; capaz de gerir múltiplos projectos e agendas com prazos exigentes;
• Boa capacidade de comunicar e interagir com todos os níveis de chefia;
• Excelentes capacidades organizacionais, analíticas e de resolução de problemas;
• Experiente e competente em lidar com informação extremamente confidencial;
• Ter sentido de urgência. Deve ser capaz de trabalhar respeitando os prazos e realizar o seu trabalho num ambiente de ritmo acelerado;
• Deve ser capaz de gerir múltiplos projectos de elevado nível ao mesmo tempo, e ser flexível para trabalhar maias horas.
Para concorrer, visite a lista de posições disponíveis, até ao dia 2 de Março, no website da sasol abaixo ,e clique na opção Careers e seleccione Moçambique para ter acesso às vagas disponíveis.
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