VdE | Administrativo e Financeiro Sénior | GIZ – Cooperação Alemã para o Desenvolvimento
A GIZ – Cooperação Alemã para o Desenvolvimento, pretende um (1) Administrativo e Financeiro Sénior (M/F) para Maputo.
Objectivo
O objectivo geral do projecto nacional é de melhorar as condições de vida dos deslocados internos, refugiados e membros da população de acolhimento, especialmente mulheres e jovens, em comunidades seleccionadas no norte de Moçambique
Responsabilidades
O profissional administrativo é responsável pela gestão das finanças e prestação de assistência administrativa em geral para a implementação e para a gestão dos 3 programas/projetos, bem como pela ligação do dia-a-dia com os seus parceiros. O profissional exerce as suas funções sob a supervisão directa do Director do Programa. Em suma, o profissional administrativo é responsável por:
- Prover serviços administrativos para o programa (por exemplo, aquisição de material de escritório, manutenção de registros e folhas de ponto, gestão de férias, etc.);
- Atender às necessidades administrativas do escritório de forma independente, com um mínimo de supervisão;
- Gerir a equipe de apoio e administrativa no escritório do programa;
- Assegurar o cumprimento dos regulamentos financeiros e administrativos.
Coordenação
- Assegurar a disseminação e fluidez da informação entre o pessoal do projeto/programa, parceiros e outras instituições;
- Sempre que solicitado, participar em reuniões internas ou com parceiros.
Finanças
- Assessorar a directora do programa na preparação e distribuição do orçamento;
- Monitorar mensalmente o orçamento do Programa e informar pontualmente a direccão do programa;
- Garantir a correcta alocação dos recursos financeiros;
- Verificar todos os justificativos de contas de todos os contratos (Acordos financeiros, contratos de consultoria, pagamentos directos, etc.);
- Monitorar os cash e bank books do Programa e garantir o cumprimento de prazos na entrega ao Escritório Central de Maputo (GIZ Agencia);
- Verificar todos os pagamentos a serem feitos pelo programa;
- Coordenar e confirmar as reconciliações mensais do programa;
- Apoiar o Programa e outros na resolução de todos assuntos financeiros pendentes;
- Analisar mensalmente o jornal, cost/income, unsettled items do programa;
- Interagir com o contabilista da GIZ Agencia sobre o mapa de “error sheets” verificados nos lançamentos e as pastas imediatamente após o fecho;
- Apoiar outras componentes do programa que venha a ser criados na verificação e correcção rápida dos erros apontados pelo Controle e Auditoria Interna;
- Resolver exigências ou questões contabilísticas pendentes como writte off, receivables ou outros;
- Garantir eficiência no uso dos recursos do programa.
Administração geral
- Gerir e monitorar a equipa administrativa (assistentes, contabilistas, motoristas e serventes);
- Dentro do Programa apoiar os administradores provinciais nos processos administrativos e organizar encontros administrativos;
- Divulgar informação administrativa entre GIZ Agencia e as componentes e dentro do Programa e participar activamente nas reuniões mensais de Administração;
- Garantir que todos os processos (contratos, compras, pagamentos, reembolsos,etc) dos Programas cumpram com as regras da GIZ);
- Coordenar a logística de viagens, reprodução e distribuição de material com o nome do Programa ou GIZ;
- Coordenar e monitorar os processos de publicações e impressões dentro de Projecto;
- Criar e manter um arquivo completo dos contratos (consultoria, rendas, telefones, etc e acordos financeiros/ subsídios locais) assinados, incluindo o controlo dos prazos;
- Manter actualizados os ficheiros de inventário e handover do Programa;
- Coordenar e garantir a regularização anual dos manifestos e seguros das viaturas do Programa e garantir o controlo das viaturas;
- Assessorar a directora do programa e assessores em termos administrativos;
- Responder as questões administrativas internas e externas dos programas;
- Manter sob o controle todo o equipamento IT e garantir que o provedor preste um serviço de qualidade;
- Garantir a informação a GIZ Agencia sobre técnicos e peritos externos de visita ao país no âmbito do programa e assegurar acomodação e estadia seguras;
- Assegurar a melhoria continua dos processos administrativos e financeiros.
Recursos Humanos
- Acompanhar e apoiar os processos de recrutamento;
- Coordenar junto com a Agencia a actualização de contratos de trabalho novos e antigos;
- Garantir o cumprimento da Lei de trabalho em todas esferas, com vista a garantir o cumprimento dos direitos e deveres dos trabalhadores e do empregador;
- Organizar e manter actualizado o arquivo dos RH do programa (contratos, folhas de salários, declarações anuais para IRPS);
- Apoiar na resolução de conflitos laborais no programa, analisar e acompanhar todos processos disciplinares do no seio do programa;
- Acompanhar e apoiar os processos de seguro de saúde;
- Assegurar avaliação anual de pessoal subordinado com base nos padrões da GIZ.
Tarefas Adicionais
- O profissional administrativo sénior exerce outras funções e tarefas a mando da direcção do programa.
Requisitos
- Grau universitário com especialização relevante e qualificação em Gestão de Negócios, Administração, Economia ou áreas afins (equivalente licenciatura ou MBA);
- Pelos menos três anos de experiência profissional em contabilidade;
- Pelo menos três (3) anos de experiência profissional em posição comparável;
- Experiência profissional na gestão ou liderança equipas;
- Pelos menos três anos de experiência profissional em contabilidade, finanças e gestão de recursos humanos, exercida no âmbito da cooperação para desenvolvimento;
- Conhecimento de normas e instrumentos de gestão administrativa e financeira da GIZ é uma vantagem;
- Compreensão em profundidade de planeamento financeiro e contabilidade e preparação, bem como o processamento de acordos financeiros;
- Experiência e vontade em aperfeiçoar conhecimentos nas áreas de gestão e administração do projecto;
- Bons conhecimentos de tecnologias de informação e comunicação;
- Muito bons conhecimentos das línguas Portuguesa e Inglesa. O conhecimento da língua Alemã é vantagem adicional;
- Boa gestão e capacidade de organização.
Características Pessoais
- Flexibilidade;
- Estilo Dinâmico de trabalho;
- Confiabilidade e capacidade de trabalho independente;
- Alta capacidade de organização e coordenação;
- Resistência, capacidade de trabalhar sob pressão;
- Capacidade de gestão de conflitos;
- Boa capacidade de comunicação.
Exigências
- Curriculum Vitae;
- Carta da Apresentação;
- Três Referências Profissionais.
Nota: Esta é uma posição nacional. A candidatura e o CV devem estar num único ficheiro incluindo os anexos relevantes. Apenas os candidatos pré-seleccionados serão contactados. Encorajamos mulheres, pessoas com deficiência e grupos minoritários a se candidatarem a esta posição. A GIZ está comprometida com a igualdade de oportunidades e a diversidade de perspectivas no local de trabalho.
Processo de Candidatura
Email: recruitment-moz@giz.de
Validade: 05/08/2022
Local: Maputo
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