VdE | Assistente Administrativo | Pathfinder International
A Pathfinder International pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Assistente Administrativo, baseado em Manica.
Objectivo da Posição
Esta posição apoia a equipe provincial no concernente a tarefas administrativas e assgura o cumprimento de normas e procedimentos Administrativos.
Responsabilidades
Gestão de Escritório
· Faz a supervisão da limpeza geral do escritório, assegurando que estes estejam sempre limpos, casa de banho limpa e com água e papel higiénico;
· Planear e facilitar manutenções e reparações de equipamentos de escritório, mobiliário, ar condicionados, vazamento de agia, compra de electricidade e outros que se fizerem necessários;
· Auxilia na organização de reuniões e eventos.
Copa e Cozinha
· Supervisiona a copa e assegura que agua, café, chá e açúcar estejam sempre disponíveis;
· Faz a supervisão do inventário da cozinha.
Material de escritório e de formação
· Mantém o inventário de todos os artigos de papelaria tanto para o escritório como para formação;
· Faz a distribuição de acordo com os pedidos e mantém o logística informado para o procurement e reposição;
· Auxiliar na organização de programas de formação, incluindo material de formação e impressão de documentos necessários.
Viagens e Acomodações
· Mantém o quadro de viagens e visitas actualizado;
· Responsável pela reserva de hotel e logística de viagem para todos os agentes do projecto.
Telefones
· Assegura que as respectivas contas estejam pagas a tempo e hora após conferidas;
· Assegura que todas as ligações pessoais sejam reembolsadas pelos emissores das mesmas.
Activo Fixo
· Agir como ponto focal do Gestor de Património baseado no escritório central, para tarefas de etiquetagem e controle físico de todo o equipamento adquirido ou recebido pelo escritório.
Supervisão dos Transportes
· Estabelece calendário para a realização de manutenção periódica do veículo;
· Calendariza, organiza e supervisiona as viagens de acordo com as necessidades dos técnicos;
· Supervisiona o uso adequado de logbook e de senha de abastecimento;
· Implementa o sistema de controle de veículos e registos de manutenção e as acções necessárias para manter e melhorar a eficiência e utilização do veiculo;
· Mantém finanças informada sobre renovação de seguros e licenças com um (1) mês de antecedência.
Outros
· Executa qualquer outra função atribuídas pelo Oficial de Administração.
Requisitos
· Nível Médio Completo;
· Pelo menos cinco (5) anos de experiência trabalhando no departamento de administração de uma organização;
· Qualidades pessoais incluem integridade inatacável, paciência, tacto, juízo maduro, habilidades de negociação e comunicação interpessoal;
· Deve demonstrar o domínio de conhecimentos de informática em Excel o desempenho de suas funções;
· Capacidade de comunicação em Português verbal e escrito;
· Ter trabalhado em ONGs;
· Conhecimento de língua inglesa.
Exigências
· Carta de Candidatura;
· Curriculum Vitae.
Nota: Somente os candidatos que reúnam os requisitos serão contactados.
