VdE | Oficial de Recursos Humanos e Finanças | Agency for Technical Cooperation and Development (ACTED)
A Agency for Technical Cooperation and Development (ACTED) pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Oficial de Recursos Humanos e Finanças com base em Pemba, Cabo Delgado.
O Oficial de Finanças e Recursos Humanos terá como base em Pemba e será responsável pela implementação e acompanhamento dos instrumentos de gestão e controlo financeiro. Ele/ela também será pelo recrutamento e processos administrativos de todo o staff da ACTED na área de Cabo Delgado.
Responsabilidades
Recrutamento
- Preparar todas tarefas administrativas relacionadas de Recursos Humanos em contato com o Gestor de RH;
- Assegurar um acompanhamento adequado dos processos de recrutamento e o cumprimento das regras internas de recrutamento, conforme detalhado no Manual de RH da ACTED;
- Rever os pedidos de recrutamento enviados pelos diferentes departamentos. Em coordenação com os departamentos de gestão e finanças;
- Elaborar as descrições das vagas e anunciá-las seguindo as indicações do(a) coordenador(a) da área e seguindo as normas internas da ACTED;
- Avaliar as credenciais dos candidatos selecionados para as entrevistas, quando solicitado.
- Conduzir entrevistas quando solicitado pelo gestor de RH;
- Preparar e desenvolver relatórios de progresso de recrutamento conforme requisitado pelo Gestor de Projecto;
- Rever e/ou preparar as recomendações do painel sobre a seleção de candidatos e apresentá-las ao Gestor de RH ou ao Coordenador(a) de Área.
Administração
- Fazer o devido acompamento dos processos administrativos e cumprir com os processos internos. Atualização regular de relatórios internos para aprovação do(a) Coordenador(a) de área;
- Preparar contratos de trabalho;
- Assistir ao staff relativamente a questões a procedimentos e a políticas internas;
- Garantir que todas as ferramentas relativas aos RH estão disponíveis para todo o staff;
- Garantir que todo o staff segue o código de conduta da ACTED;
- Assegurar que o TITANIC de HR é submetido mensalmente.
Arquivamento
- Garantir que ninguém tenha acesso a pastas de documentos pessoais, exceto mediante solicitação específica do Gerente;
- Manter todos os arquivos administrativos no escritório do país, incluindo pastas pessoais para cada funcionário membro.
Acompanhamento do Pessoal
- Certificar-se de que todos os procedimentos de RH sejam implementados de acordo com as diretrizes e normas ACTED;
- Assegurar-se de que as folhas de presença, formulários de pedido de licença e outros formulários necessários sejam mantidos no escritório de área;
- Recolher folhas de presença, formulários de pedidos de licença e outros formulários necessários dos subescritórios em uma frequência mensal;
- Manter a tabela de acompanhamento de férias e licenças por doença para todo o pessoal da área;
- Preparar modificaçoes contratuais a pedido da Coordenação;
- Assegurar que as avaliações do pessoal sejam feitas regularmente, de acordo com as políticas ACTED;
- Preparar os relatórios mensais de RH de acordo com as políticas do ACTED;
- Preparação de Orçamentos e Revisão Contratual;
- A pedido do Resposavel de Finanças, preparar orçamentos recolhendo informações dos departamentos relevantes para consolidar orçamentos para propostas de projetos de acordo com as necessidades do projeto/missão e instruções dos doadores; propor programas suficientes e orçamentos para os departamentos de suporte, incluindo os planos de financiamento da missão em estreita ligação com a equipa de coordenação do país;
- Assegurar a viabilidade financeira dos projetos, respeitando as regras e prazos ACTED e dos doadores.
Implementação e Acompanhamento de Ferramentas Financeiras
- Verificar se o dinheiro e os saldos bancários no sistema de contabilidade SAGA correspondem aos cashbooks e ao dinheiro físico no cofre/extrato bancário. Em caso de discrepância, identificar as razões da lacuna e corrigi-las;
- Verificar se os fluxos estão bem referenciados e letrados;
- Verificar o nível de adiantamentos e empréstimos em aberto e avaliar o risco financeiro para ACTED;
- Analisar os ganhos ou perdas cambiais, realizar pesquisas bancárias a pedido do Responsavel de Finanças para otimizar as operações de cambio;
- Atualizar as Tabelas de Alocação de custos (mensalmente e também na assinatura de novos contratos);
- Acompanhamento das alocações de recursos da ACTED por projeto;
- Fornecer uma análise dos recursos ACTED a serem financiados com base em novas propostas;
- Identificar lacunas e riscos de financiamento;
- Garantir a preparação de Relatórios Financeiros aos financiadores, cruzar as tabelas de alocação com os relatórios financeiros e atualizar as tabelas de alocação de acordo, se necessário;
- Garantir que o TITANIC financeiro é enviado atempadamente para a Sede.
Participação no Processo de Encerramento da Contabilidade Semestral e Anual
- Sob a supervisão do CFM, apoiar a preparação do Encerramento da contabilidade semestral: Limpeza e rotulagem de adiantamentos, transferências, alterações, verificação de prestações locais) para assegurar que os fluxos sejam encerrados atempadamente;
- Sob a supervisão do CFM, apoiar a preparação do Encerramento da contabilidade anual: relatórios finais, verificação de alocações SAGA, realocações, parcelas de doadores e rastreamento de caixa, revisão ACT) para garantir um congelamento suave das contas.
Requisitos
- Diploma Universitário (Economia, Recursos Humanos);
- 1+ano de experiência relevante em RH e Finanças;
- Excelentes habilidades financeiras e analíticas;
- Excelentes habilidades de comunicação e redação para relatórios eficazes sobre o desempenho financeiro do programa;
- Organizado(a), rigoroso(a), trabalhador(a);
- Capacidade de trabalhar em equipa, qualidades interpessoais e diplomacia, flexível em relação à prioridade do trabalho;
- Boa capacidade de comunicação e de acordo com os princípios e objetivos do ACTED;
- Tem que falar português e Inglês;
- Excelentes conhecimentos de informática.
Exigências
- Curriculum Vitae;
- Carta de Motivação.
Nota: Apenas candidatos pré-selecionados serão contactados. Candidatos deverão indicar no assunto do “RH/FIN – MOZ”. Os candidatos interessados mencionar a posição no título do e-mail. Apenas candidatos pré-selecionados serão contactados.
Sobre a Empresa
A ACTED é uma ONG que apoia mais de 18,3 milhões de pessoas vulneráveis afectadas por conflitos e desastres ou dificuldades sócio-económicas em 40 países. Independente, privada e sem fins lucrativos, a ACTED respeita uma estrita imparcialidade política e religiosa, e atua seguindo princípios de não discriminação, transparência, de acordo com seus valores fundamentais: responsabilidade, impacto, espírito empreendedor e inspiração. A ACTED está comprometida com a ajuda humanitária imediata para apoiar aqueles que precisam urgentemente e proteger a dignidade das pessoas, enquanto co-cria oportunidades de longo prazo para o crescimento sustentável e a realização do potencial das pessoas. ACTED se esforça para responder a crises humanitárias e construir resiliência; promover o crescimento inclusivo e sustentável; co-construir uma governança eficaz e apoiar a construção da sociedade civil em todo o mundo, investindo nas pessoas e em seu potencial.
