VdE | Secretaria da Comissão Executiva | Absa Group
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Job Summary
O titular deste cargo irá trabalhar com o Executivo para prestar apoio administrativo e serviços de secretariado. Funciona como o primeiro ponto de contacto para questões administrativas ou para estabelecer contacto com o Banco na sua ausência. Terá de exercer a função sempre com um elevado grau de confidencialidade e interagir com intervenientes a vários níveis de senioridade por forma a cumprir os objectivos da função.
Job Description
Responsabilidade - Agenda, Reuniões, Eventos e organização de viagens:
- Gerir a agenda do gestor com eficiência utilizando o Outlook e o Teams, organizar reuniões solicitadas pelo superior hierárquico ou aceitar reuniões solicitadas por outros onde é necessária a presença do gestor/director.
- Acompanhar e monitorar as aceitações e recusas obtidas das partes relevantes dos eventos da agenda do gestor. Se possível, resolver os assuntos com autonomia e, quando necessário, encaminhar questões e assuntos para o gestor com o devido contexto e, se possível, apresentando as soluções mais apropriadas.
- Comunicar com partes relevantes para alterar reuniões, mediante pedido do gestor/director ou organizador original da reunião.
- Compilar toda a documentação pertinente para as reuniões com a devida antecipação.
- Contactar com a agência de viagens para fazer as reservas de viagens nacionais ou internacionais do gestor, em total conformidade com o processo de aprovação de viagens e deslocações aplicáveis
- Sempre que solicitado pelo gestor, assistir às reuniões internas para redigir as respectivas actas. Certificar-se de que as actas são devidamente dactilografadas, aprovadas por quem preside à reunião e distribuídas pelas partes relevantes dentro dos prazos previstos.
- Criar calendários de rotação e socialização para os subordinados directos do gestor, marcando reuniões com os intervenientes principais do Banco da admissão do novo colaborador e certificar-se de esta participa na sessão formal de orientação durante o seu primeiro mês de trabalho.
- Providenciar locais e organizar todos os eventos da equipa, conforme solicitado pelo gestor, e obter a aprovação prévia deste para encomendas e fornecedores.
- Em caso de realização de teleconferências, comunicar com os intervenientes relevantes para obter um código de ligação para a reunião, comunicar os dados desse código a todos os participantes antes da reunião.
- Em caso de realização de reuniões virtuais, comunicar com o intervenientes relevantes, fazer a partilha do link para que todos os participantes tenham acesso.
- Organizar eventos com clientes externos para o gestor.
- Organizar e tratar de toda a logística de viagens de estratégia para a Comissão Executiva e Conselho de Administração, assim como outros pedidos similares ad-hoc (por exemplo, para eventos com o Grupo ou Clientes)
Responsabilidade - Apoio Administrativo Geral:
- Funcionar como o primeiro ponto de contacto com o gestor: responder, fazer a triagem e/ou reencaminhar as chamadas telefónicas recebidas de maneira eficiente e profissional.
- Assistir os visitantes encaminhando-os para o local ou pessoa que procuram ou assinando entregas de encomendas /documentação.
- Assistir na digitação e preparação de documentos em Word, Excel ou PowerPoint de que o gestor/director necessite.
- Criar e manter um sistema de arquivo/consulta bem organizado para guardar todos os documentos em papel num local seguro, como por ex. armário/escritório fechado à chave.
- Encarregar-se da gestão geral do escritório, designadamente encomendar provisões e material de escritório, colocar papel nas impressoras, etc. garantir stocks de adequados de reserva.
- Garantir a aplicação das políticas internas em termos de procedimentos relativos a viagens, telemóveis, reembolso de despesas, etc. (ou seja, encarregar-se do controlo de assinaturas, observância das políticas normativas, carácter urgente ou prazos limite para encaminhamento de documentos).
- Recolher artigos que sejam propriedade do Banco, como telemóveis, cartões 3G, portáteis, cartões de acesso etc., junto dos subordinados do gestor que saem do Banco e devolvê-los às partes relevantes.
- Assistir em tarefas administrativas gerais como, por ex. fotocópias, digitalização, encadernação de documentos etc., solicitados pelo gestor.
- Traduzir documentos de português para inglês e de inglês para português a pedido do gestor.
- Fazer a gestão administrativa do piso executivo da Sede do Banco, incluindo a supervisão das pessoas que lá trabalham mesmo que sejam trabalhadores de empresas terceiras aí colocados.
- Gerir e assessorar o gestor no sistema de aprovação de viagens interno.
- Apoiar no engagement institucional e provedores na gestão de legalização expatriados
- Identificar formas de melhoria no modus -operandi dos sistemas que o seu gestor tem de usar/acessar para as acções diárias no Banco
Responsabilidade: Manutenção de contas e custos
- Mediante pedido do gestor, solicitar orçamentos a fornecedores autorizados e criar ordens de compra.
- Fazer o acompanhamento das entregas com os fornecedores. Conferir as facturas com os artigos entregues pelos fornecedores.
- Obter a aprovação das facturas junto do responsável do centro do custo e enviar as facturas ao departamento financeiro para pagamento. Fazer o seguimento com o departamento financeiro quando os fornecedores informam atrasos no pagamento.
- Conferir mensalmente registos introduzidos com o centro de custo do departamento. Investigar e resolver registos desconhecidos com o departamento de pagamentos.
- Solicitar mensalmente aos membros da equipa a presentação das facturas comprovativas das despesas debitadas nos cartões de crédito da empresa. Preencher o mapa de reconciliação das despesas, obter a devida assinatura e enviar para processamento.
- Solicitar mensalmente relatórios do centro de custo ao departamento financeiro. Verificar a verba orçamentada e destacar todas as rubricas com gastos inferiores ou superiores aos previstos para informação do responsável do centro de custo.
