VdE | Administrador | ADPP Moçambique
ADPP Moçambique pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Administrador (M/F), para Nampula.
Sobre o projecto
O objectivo do projecto é que até 2027 seja estabelecida uma nova Área de Protecção Marinha de uso sustentável de 1.000 km2 em Nampula que integre uma rede de áreas de pesca geridas pelas comunidades e optimizando a resiliência aos impactos das mudanças climáticas.
Sobre a posição
A ADPP procura um/a Administrador/a, com alguma experiência para fazer parte da Equipe de projecto ADPP – Futuro Azul onde será responsável para assegurar a gestão administrativa e financeira do projecto.
Responsabilidades
As tarefas do Administrador incluem, mas não estão limitadas a:
- Prestar apoio administrativo geral ao projecto;
- Manter registos de documentação do projecto incluindo detalhes dos bens do projecto, detalhes da equipa e contractos de consultoria;
- Manter detalhes necessários dos pagamentos relacionados ao projecto, suas datas de vencimento e garantir que são executados em tempo certo, de acordo com os contractos relevantes;
- Manter um registo actualizado dos bens fixos do projecto;
- Actualizar periodicamente o inventário dos bens e materiais do projecto, controlar a afectação dos equipamentos aos funcionários do projecto;
- Certificar-se que todos os bens (activos) pertencentes ao projecto são marcados para fins de identificação. A lista deve ser identificável no registo dos bens;
- Assegurar que todos os activos pertencentes ao projecto estão assegurados;
- Participar em encontros e reuniões relacionados com as questões financeiras e execução orçamental do projecto, sempre que for solicitado;
- Assegurar que todos os edifícios arrendados tenham contractos e garantir o pagamento da renda, impostos, água e energia em tempo previsto no acordo;
- Conhecer a periodicidade do pagamento de água, energia e outros encargos relacionados com os edifícios;
- Assegurar a disponibilidade de consumíveis nos escritórios;
- Estabelecer um sistema de compra e distribuição dos consumíveis do escritório;
- Controlo de expediente que entra e sai do projecto.
Recursos Humanos
- Elaborar relação nominal de todo o pessoal do projecto;
- Assegurar que todo o pessoal no projecto tem as suas tarefas e responsabilidade claramente definidas;
- Assegurar que todos os trabalhadores tenham os seus ordenados em tempo útil;
- Em coordenação com o Sector de Recursos Humanos, acompanhar todo o processo de pagamento de salários;
- Acautelar-se sobre assuntos de legalidade do pessoal (férias disciplinares, processos individuais, contratos de trabalho, etc.).
Transporte
- Estabelecer um Plano eficiente do uso da viatura;
- Introduzir o uso do Log book para o controlo dos movimentos da viatura;
- Assegurar uma manutenção regular e cuidadosa da viatura e o pagamento de todas as obrigações legais estabelecidas (seguro, manifesto, etc.);
- Definir plano de trabalho do motorista.
Logística
- Garantir melhor organização dos eventos realizados pelo projecto (seminários, treinamentos, alojamento, transporte e outros custos afins);
- Coordenar as aquisições de bens e serviços (assegurar tudo que tenha sido pago seja transportado e entregue no local desejado).
Contas Bancárias
- Assegurar que todos os cheques emitidos apresentam justificativos validamente correctos (Requisição, cópia do cheque, facturas e recibos ou VD, se for o caso);
- Assegurar o envio de todos os justificativos a Contabilidade, até ao dia 10 do mês seguinte.
Conta Caixa
- Garantir que os resumos e declarações de caixa estão nos processos de contas;
- Conferir as entradas e saídas de caixa, cada semana;
- Fazer contagem física regular de caixa;
- Garantir boa qualidade da documentação justificativa enviada à Contabilidade.
Orçamento
- Conhecer o orçamento do projecto incluindo dos distritos;
- Conhecer a periodicidade de cada orçamento (nos distritos);
- Assegurar que os gastos efectuados estão em consonância com as linhas orçamentais.
Despesas
- Assegurar que as despesas efectuadas estão alinhadas com o orçamento do projecto e tem a devida autorização;
- Todas as despesas devem apresentar justificativos válidos e contabilisticamente aceites;
- Responsável por assegurar que os procedimentos financeiros da ADPP estão a ser utilizados de forma adequada;
- Assegurar que os gastos do projecto sejam adequadamente rastreados de acordo com o orçamento do projecto aprovado;
Preparar, verificar e organizar, com a equipa de terreno, a documentação contabilística mensalmente e enviar atempadamente para a Sede, juntamente com todos os mapas financeiros relevantes, isso inclui:
- Requisições para despesas devidamente assinadas em todos os espaços;
- Recibos para suportar as despesas / gastos / incorridas;
- Relatórios de actividades;
- Lista de participantes, assinada pelos participantes em cada evento;
- Relatórios de viagens;
- Resumos de caixa e declarações devidamente revistos e assinados pelo caixa e líder do projecto.
Cotações e relatório do comité
- Recibos de pagamento de INSS e IRPS;
- Verificar a qualidade de consistência da documentação enviados pelas equipas do terreno;
- Garantir a correcção ou conclusão de processos insuficientemente ou indevidamente documentados;
- Garantir a correcta codificação das despesas em função das rúbricas orçamentais do projecto;
- Apoiar na preparação dos relatórios mensais de execução orçamental internos e relatórios trimestrais para o financiador;
- Assegurar o controlo dos fluxos financeiros entre a ADPP e o projecto;
- Verificar os processos de procura e aquisição, em função das regras da ADPP e do doador, quer sejam realizadas na Sede ou no terreno;
- Reconciliar as evidências relacionadas ao uso de combustível, nomeadamente as requisições e recibos de abastecimento com os livros de bordo dos veículos;
- Verificar o controlo de pessoal com folhas de salários, e ajudar HR com a verificação dos processos individuais.
Requisitos
- Licenciatura em Contabilidade, Gestão, Economia, Administração Pública ou equivalente;
- Pelo menos cinco anos de experiência em gestão financeira de programas ou posições similares;
- Capacidade comprovada de administrar um programa incluindo a gestão dos recursos humanos, materiais e financeiros;
- Experiência de gestão financeira e controlo orçamental;
- Boa capacidade de relacionamento interpessoal, motivação e comunicação;
- Competências em Word, Excel, PowerPoint e Internet;
- Cuidadoso e atento aos detalhes;
- Capacidade de trabalhar em equipa ou de forma independente sob a direcção do supervisor;
- Boa organização e habilidades de gestão do tempo;
- Capacidade de trabalhar sob pressão e com múltiplos prazos;
- Proactivo.
Exigências
- Curriculum Vitae;
- Carta de Manifestação de Interesse;
- Certificado de Habilitações Literárias.
Nota: Serão apenas contactados os candidatos pré-selecionados. Indicar no assunto do e-mail a posição a que se aplica.
Sobre a Empresa
A ADPP Moçambique é uma associação não-governamental moçambicana criada em 1982 que trabalha nas áreas de educação de qualidade, saúde e bem-estar, ambiente e agricultura sustentável. No centro da missão da ADPP está a promoção do desenvolvimento social e económico das pessoas mais vulneráveis na sociedade, com atenção especial para crianças, órfãos, mulheres e meninas. Nossa visão é construir para um futuro melhor, onde todo ser humano, independente de sexo, raça, nacionalidade e origem, estado físico ou mental, tenha os mesmos direitos à vida, tratamento com dignidade, direito à expressão e escolha, meios de subsistência seguros e protegidos para perseguir seus sonhos e realizar todo o seu potencial. Todos os programas da ADPP usam uma abordagem holística e inclusiva que coloca as pessoas no centro de seu próprio desenvolvimento. O papel central atribuído às pessoas, em particular aos grupos mais vulneráveis, é um valor fundamental da ADPP para o alcance do desenvolvimento sustentável. Assim, o foco da maioria do trabalho da ADPP é o nível de base, trabalhando entre as pessoas, para as pessoas e com as pessoas.
