VdE | Coordenador Administrativo | Pathfinder International
A Pathfinder International está empenhada em facilitar o acesso e melhorar a qualidade do planeamento familiar, saúde reprodutiva, aborto e serviços de cuidados de HIV e SIDA baseados na comunidade e unidades sanitárias. Em parceria com os governos do país de acolhimento e de organizações não-governamentais, formamos prestadores de cuidados de saúde baseada nos serviços de saúde para melhorar a qualidade e a variedade das suas competências técnicas e de aconselhamento. Serviços baseados nas facilidades de saúde são melhorados através do fornecimento de equipamentos e renovação das instalações. Mobilizamos as comunidades para advogar pela qualidade dos serviços e melhorar o acesso através de voluntários formados baseados na comunidade. A Pathfinder fortalece o acesso dos jovens a cuidados de saúde através da criação de serviços amigos de adolescentes e jovens e da formação de educadores de pares para promovê-los. Em cada projecto, a Pathfinder trabalha com os nossos parceiros para melhorar a sua capacidade de gestão e de implementação de programas. Em todos os nossos programas, a Pathfinder esforça-se para capacitar mulheres, homens, adolescentes e comunidades para fazer escolhas e criar ambientes propícios a comportamentos reprodutivos saudáveis.
Objectivo da Posição
Esta posição apoia ao Coordenador Provincial e equipe provincial no concernente a tarefas administrativas e assgura o cumprimento de normas e procedimentos Administrativos.
Principais Responsabilidades
Gestão de Escritório
- Gerir as necessidades do escritório em tempo útil;
- Garantir a existência de consumíveis e insumos por forma a evitar a rotura de stock;
- Criar iniciativas de alocação de bens e produtos de acordo com as necessidades do escritório;
- Garantir o bom estado de conservação do escritório;
- Prever manutenção atempada do escritório;
- Garantir que o escritório esteja limpo e organizado (Jardim, recinto e a componente interna);
- Gerir contratos celebrados com entidades prestadoras de serviços.
Copa e Cozinha
- Supervisiona a copa e assegura que agua, café, chá e açúcar estejam sempre disponíveis;
- Faz a supervisão do inventário da cozinha.
Material de escritório e de formação
- Mantém o inventário de todos os artigos de papelaria tanto para o escritório como para formação;
- Faz a distribuição de acordo com os pedidos;
- Auxilia na organização de programas de formação, incluindo material de formação e impressão de documentos necessários.
Recursos Humanos
- Manter em dia a lista nominal dos trabalhadores e pasta individual de cada funcionário incluindo, férias, ausências, reembolsos de seguro saúde, advertências, elogios;
- Enviar os pedidos de férias, ausências e de reembolso de seguro saúde.
Viagens e Acomodações
- Mantém o quadro de viagens e visitas actualizado;
- Responsável pela reserva de hotel e logística de viagem para todos os agentes do projecto.
Telefones
- Assegura que as respectivas contas estejam pagas a tempo e hora após conferidas;
- Assegura que todas as ligações pessoais sejam reembolsadas pelos emissores das mesmas.
Procurement (Bens e Serviços)
- Dar seguimento as necessidades das áreas de solicitação através das requisições);
- Realizar visitas semestrais aos fornecedores de forma a avaliar as condições de trabalho (fornecimento de catering e serviços de acomodação e de fornecimento de bens);
- Realizar pesquisas de mercado de diferentes ramos de atividade das quais a PI tem necessidade;
- Garantir a entrega oportuna de suprimentos e equipamentos nos locais específicos e estabelecer uma ligação proactiva com os gerentes relevantes para esclarecer as especificações relevantes;
- Preparar e acompanhar as solicitações de pagamento de bens e servições em tempo hábil de acordo com as políticas e diretrizes existentes da Pathfinder;
- Adquirir bens e serviços, analisar requisições de compra; criar e atualizar especificações;
- Elaborar e avaliar propostas de licitações; solicitar e negociar preços competitivos de fornecedores e fazer recomendações paras emissão de ordem de compras;
- Manter um banco de dados de fornecedores; realização de analises de uso de equipamentos e serviços;
Activo Fixo
- Agir como ponto focal do Gestor de Património baseado no escritório central, para tarefas de etiquetagem e controle físico de todo o equipamento adquirido ou recebido pelo escritório
Logistica/ Transportes
- Supervisionar o funcionamento correto no uso das viaturas;
- Garantir o cumprimento das políticas de transporte da PI sejam cumpridas;
- Garantir a reconciliação atempada de combustível a nível do projeto;
- Reportar o envio na entrega de material apos conferir o mesmo;
- Planificar o plano de transporte de forma eficaz a diversas equipes e pedidos de apoio autorizados;
- Manter o inventario atualizado e controlar entradas e saídas de bens;
- Controlo e gestão do inventario do projeto;
- Gestão e seguimento das manutenção e revisão dos veículos do projeto;
Outros
- Executa qualquer outra função atribuída pelo Coordenador Provincial;
- Preparar relatórios regulares sobre despesas e orçamentos de escritório;
- Manter e actualizar as bases de dados dos fornecedores;
- Organizar um sistema de arquivo de documentos importantes e confidenciais da Instituição.
Requisito Básicos
- Formação técnica em gestão de empresas/ Contabilidade ou equivalente. Curso superior é uma vantagem;
- Pelo menos cinco (5) anos de experiência trabalhando no departamento de administração de uma organização;
- Qualidades pessoais incluem integridade inatacável, paciência, tacto, juízo maduro, habilidades de negociação e comunicação interpessoal;
- Deve demonstrar o domínio de conhecimentos de informática em Excel o desempenho de suas funções;
- Capacidade de comunicação em Português verbal e escrito.
A PATHFINDER É UMA ORGANIZAÇÃO QUE OFERECE IGUAIS OPORTUNIDADES DE EMPREGO.
A Pathfinder está empenhada em salvaguardar e proteger as pessoas que servimos, bem como o nosso colaborador. Temos tolerância zero para qualquer comportamento que cause danos a crianças, jovens, adultos, bem como aos nossos colaboradores e parceiros, incluindo abuso sexual, assédio, intimidação e exploração. Todas as pessoas que contratamos devem respeitar as nossas políticas, incluindo a denúncia de suspeitas ou violações de políticas conhecidas. Ao apresentar uma candidatura, o candidato reconhece que será submetido a uma variedade de verificações destinadas a verificar a sua aptidão para trabalhar na Pathfinder
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