VdE | Oficial de Administração e Finanças | Focus Fistula
Oficial de Administração e Finanças
Focus Fistula
Região / Província
Maputo
TERMOS DE REFERÊNCIA
Oficial de Administração e Finanças (M/F)
A Focus Fístula é uma associação moçambicana, sem fins lucrativos, que trabalha na área da fístula obstétrica, com a missão de contribuir para a melhoria da saúde da mulher, devolvendo a sua integridade física e dignidade como mulher, deixando-a capaz de voltar a viver uma vida normal e reintegrar-se na sua família e comunidade.
No âmbito do plano de crescimento e fortalecimento institucional, a Focus Fístula pretende recrutar um Oficial de Administração e Finanças oferecendo um projeto profissional de elevado potencial de realização pessoal e de impacto na sociedade.
Abaixo, é apresentado o escopo da função e os requisitos que o candidato deve reunir para o adequado exercício da mesma.
1. Missão
- Suportar tecnicamente a gestão financeira e contabilidade da FOCUS FISTULA de forma a assegurar a eficiência e eficácia no planeamento e execução de recursos financeiros da organização. Prestar apoio ao processo de mobilização de recursos para a FOCUS FISTULA.
- Assegurar o suporte à gestão e implementação dos processos de suporte de Administração, Sistema de Informação, Logística, procurement e gestão administrativa de recursos humanos.
2. Responsabilidades e Tarefas
O Oficial de Administração e Finanças será responsável pelas seguintes tarefas no âmbito da Gestão de Administração e Finanças da FOCUS FISTULA:
No âmbito da Gestão Financeira:
- Participar e apoiar na elaboração de políticas de gestão financeira.
- Apoiar no processo de orçamentação da FOCUS FISTULA e dos Projetos.
- Garantir uma execução orçamental e financeira saudável, mantendo o nível dos desvios menores possíveis.
- Assegurar a gestão do risco financeiro (taxas de câmbio, liquidez, etc.) bem como a sua realização em tempo útil.
- Propor soluções para os desvios e riscos verificados em tempo útil em coordenação com os gestores de projetos.
- Analisar e reportar sobre a informação financeira institucional.
- Elaborar relatórios financeiros (mensais, trimestrais, anuais e extraordinários).
- Realizar ou coordenar e supervisionar todas as atividades de tesouraria que sejam delegadas ao contabilista, nomeadamente:
- Preparação de pagamentos de despesas previamente aprovadas.
- Recepção e arquivo de documentos comprovativos de despesa.
- Recebimento e registro de entradas e saídas de fundos.
- Reconciliação bancária e informação sobre a situação dos saldos das contas bancárias e dar suporte à tomada de decisões associadas aos mesmos.
- Controle e garantia de justificativos fiscalmente aceites das despesas.
- Gestão do fundo fixo de caixa.
- Garantir o cumprimento das normas e procedimentos financeiros (justificação atempada dos adiantamentos, existência de procurement nos processos, faturas e recibos aceitos por lei, existência física do imobilizado, etc.).
- Assegurar apoio e treinamento de parceiros de implementação em matéria financeira.
- Assegurar a reconciliação e controle das contas dos devedores e credores.
- Assegurar o registro de toda a informação financeira no software de contabilidade e propor melhorias no mesmo de forma a responder às necessidades dos projetos.
- Assegurar a interlocução e apoio às auditorias financeiras internas e externas.
- Assegurar a implementação das recomendações dos relatórios de auditoria internos e externos.
No âmbito da Administração:
- Garantir a supervisão do escritório, limpeza interior e exterior.
- Proceder ao pagamento anual de taxas e manifestos, inspeções e seguros de todas as viaturas dos Projetos.
- Garantir os pagamentos mensais dos provedores de serviços tais como eletricidade, comunicações, entre outros.
- Recolher os bens e equipamentos no fim de cada Projeto e assegurar o seu registro atualizado.
- Garantir diariamente o funcionamento das impressoras, fotocopiadoras e outros equipamentos manuais e eletrônicos da FOCUS FISTULA.
- Garantir a expedição e entrega de documentos e/ou bens.
- Assegurar o expediente diário de bancos e pagamentos, apoio direto à tesouraria e outros pagamentos.
- Zelar pelo bom atendimento do público.
- Gerir os pedidos e recepção de chamadas telefônicas.
- Assegurar a gestão administrativa de Recursos Humanos nos seguintes domínios:
- Cadastro dos Funcionários.
- Recrutamento e Seleção.
- Gestão de Contratos.
- Processamento de Salários e benefícios.
- Cumprimento de obrigações fiscais e segurança social.
- Gestão da efetividade e mapa de férias.
- Preparar anualmente o Plano de Procurement da FOCUS FISTULA, incluindo as estimativas de custos.
- Dar suporte às Áreas e Equipes na elaboração de Termos de Referência para a contratação de serviços de consultoria, bens e outros serviços.
- Dar suporte às unidades orgânicas na preparação de especificações técnicas para aquisição de bens e equipamentos.
- Elaborar documentos de concurso, relatórios de avaliação e respetivos contratos para bens, obras e serviços de consultoria.
- Organizar a logística necessária para a implementação dos planos de atividades dos projetos.
- Gerir viagens nacionais e internacionais.
- Assegurar a aquisição e o fornecimento de bens e serviços, meios de trabalho e consumíveis aos projetos e aos colaboradores.
- Planejar, gerir e manter as infraestruturas de redes, comunicações e micro-informática e serviços de suporte.
- Assegurar suporte (helpdesk) aos utilizadores.
Requisitos Profissionais
3.1 Habilitações Académicas
- Licenciatura nas áreas de Contabilidade, Finanças ou Gestão Financeira.
3.2 Conhecimentos Técnico-Profissionais
- Elevados conhecimentos de Gestão Financeira.
- Elevados conhecimentos de Tesouraria e Contabilidade.
- Elevados conhecimentos de Orçamentação e controlo orçamental.
- Bons conhecimentos de Gestão de Projetos.
- Bons conhecimentos das normas administrativas e financeiras dos doadores.
- Conhecimentos médios de Gestão Administrativa e Logística.
- Conhecimentos médios de Procurement.
- Conhecimentos médios de Gestão Administrativa de RH.
- Conhecimentos médios de SI/TI.
- Bons conhecimentos do estado de desenvolvimento e do contexto social do País em geral.
- Bons conhecimentos de Inglês.
- Conhecimentos médios de informática na óptica do utilizador.
3.3 Competências de Gestão e Comportamentais
O Oficial de Administração e Finanças deverá possuir um nível elevado de proficiência nas seguintes competências Comportamentais:
3.3.1 Competências Comportamentais
- Orientação para os Resultados
- Orientação para o Beneficiário/Parceiro
- Eficácia Comunicacional
- Relacionamento Interpessoal
- Observância de Normas e Procedimentos
3.4 Tempo de Experiência
A função requer uma experiência profissional mínima de 3 anos em funções similares, de preferência em Organizações não Governamentais.
3.5 Expectativa Salarial
O candidato deve identificar o intervalo de expectativa salarial.
4. Estimativa de Calendário de Inicio de Actividade
Junho/Julho de 2023
5. Documentação a submeter pelo candidato
- CV atualizado em português (incluindo referências)
- Carta de Motivação da candidatura
- Cópia do Certificado de Habilitações
- Cópia de outros certificados de formação profissional relevantes para a vaga
5. Como candidatar-se:
Envie a sua candidatura clicando em: https://app.whirelab.com/vacancy/647f3148b9cae11198898e0c
Validade
Válido até 30 de Junho de 2023
