VdE | Administrador(a) de Escritório | Industrial Engines limitada
Administrador(a) de Escritório
Company Description
Industrial Engines Limitada is a dealer for Volvo Penta in Mozambique. Our services include repair, maintenance, and supply of parts for Volvo Penta and other engine makes, as well as power generation solutions in industrial and marine environments. We provide high-quality services and support for our clients throughout Mozambique, with qualified technicians providing engine electronic diagnostic support and mechanical services.
Role Description
This is a full-time on-site Office Administrator role located in Matola, Mozambique. The Office Administrator will be responsible for day-to-day office operations such as administrative assistance, communication, customer service, and managing office equipment. The Office Administrator will provide office administration support and ensure smooth office operations.
Responsibilities
• Coordinate office activities and operations to secure efficiency and compliance to company policies.
• Administer accounting procedures in the accounting software, creating invoices and managing stock control.
• Parts quoting to customers.
• Parts orders to suppliers and monitor deliveries. Order parts timeously.
• Parts stock control and arrangement of parts deliveries for customers.
• Track stocks of office supplies and place orders when minimum quantities are reached.
• Management of the office petty cash for local purchases, ensuring various quotes from suppliers are received and evaluated.
• Basic bookkeeping
• Supervise administrative staff and give responsibilities to ensure performance.
• Manage meeting agendas/travel arrangements/appointments etc. for management.
• Respond to phone calls with a polite manner and correspondence (e-mail, letters, packages etc.)
• Assist management with budgeting procedures.
• Create and update records and databases with personnel, financial and other data.
• Submit timely reports and prepare presentations/proposals as assigned.
• Assist colleagues whenever necessary.
Qualifications
- Administrative Assistance and Office Administration skills
- Excellent communication and customer service skills
- Proficiency in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, and Outlook) and knowledge of office equipment
- Experience in office administration and customer service
- Bachelor's degree in Business Administration or relevant field
- Ability to work in a fast-paced environment with attention to detail
- Ability to work independently and in a team environment
Additional qualifications that would be beneficial include proficiency in Portuguese, experience in accounting or bookkeeping, and experience in the engineering or automotive industries.
Descrição da Empresa
A Industrial Engines Limitada é uma revendedora da Volvo Penta em Moçambique. Os nossos serviços incluem reparação, manutenção e fornecimento de peças para motores Volvo Penta e outras marcas de motores, bem como soluções de geração de energia em ambientes industriais e marítimos. Fornecemos serviços de alta qualidade e suporte aos nossos clientes em todo o Moçambique, com técnicos qualificados que oferecem suporte de diagnóstico eletrônico de motores e serviços mecânicos.
Descrição da Função
Este é um cargo de Administrador de Escritório em tempo integral, localizado em Matola, Moçambique. O Administrador de Escritório será responsável pelas operações diárias do escritório, como assistência administrativa, comunicação, atendimento ao cliente e gerenciamento de equipamentos de escritório. O Administrador de Escritório fornecerá suporte à administração do escritório e garantirá o bom funcionamento das operações do escritório.
Responsabilidades
- Coordenar as atividades e operações do escritório para garantir eficiência e conformidade com as políticas da empresa.
- Administrar procedimentos contábeis no software de contabilidade, criando faturas e gerenciando o controle de estoque.
- Cotação de peças para os clientes.
- Pedidos de peças aos fornecedores e monitoramento das entregas. Encomendar peças de forma oportuna.
- Controle de estoque de peças e organização das entregas para os clientes.
- Acompanhar o estoque de suprimentos de escritório e fazer pedidos quando as quantidades mínimas forem atingidas.
- Gerenciamento do caixa pequeno do escritório para compras locais, garantindo que várias cotações de fornecedores sejam recebidas e avaliadas.
- Contabilidade básica.
- Supervisionar a equipe administrativa e atribuir responsabilidades para garantir o desempenho.
- Gerenciar agendas de reuniões, arranjos de viagens, compromissos, etc., para a administração.
- Atender a telefonemas com cortesia e corresponder (e-mail, cartas, pacotes, etc.).
- Auxiliar a administração nos procedimentos de orçamentação.
- Criar e atualizar registros e bancos de dados com dados de pessoal, financeiros e outros.
- Enviar relatórios pontualmente e preparar apresentações/propostas conforme designado.
- Auxiliar os colegas sempre que necessário.
Qualificações
- Habilidades em Assistência Administrativa e Administração de Escritório
- Excelentes habilidades de comunicação e atendimento ao cliente
- Proficiência em MS Office (Word, Excel, PowerPoint e Outlook) e conhecimento de equipamentos de escritório
- Experiência em administração de escritório e atendimento ao cliente
- Bacharelado em Administração de Empresas ou campo relevante
- Capacidade de trabalhar em um ambiente acelerado com atenção aos detalhes
- Capacidade de trabalhar de forma independente e em equipe
Qualificações adicionais que seriam benéficas incluem proficiência em português, experiência em contabilidade ou contabilidade, e experiência nas indústrias de engenharia ou automobilística.
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