VdE | Coordenador/a Administrativo/a | Pathfinder International
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A Pathfinder International está empenhada em facilitar o acesso e melhorar a qualidade do planeamento familiar, saúde reprodutiva, aborto e serviços de cuidados de HIV e SIDA baseados na comunidade e unidades sanitárias. Em parceria com os governos do país de acolhimento e de organizações não-governamentais, formamos prestadores de cuidados de saúde baseada nos serviços de saúde para melhorar a qualidade e a variedade das suas competências técnicas e de aconselhamento. Serviços baseados nas facilidades de saúde são melhorados através do fornecimento de equipamentos e renovação das instalações. Mobilizamos as comunidades para advogar pela qualidade dos serviços e melhorar o acesso através de voluntários formados baseados na comunidade. A Pathfinder fortalece o acesso dos jovens a cuidados de saúde através da criação de serviços amigos de adolescentes e jovens e da formação de educadores de pares para promovê-los. Em cada projecto, a Pathfinder trabalha com os nossos parceiros para melhorar a sua capacidade de gestão e de implementação de programas. Em todos os nossos programas, a Pathfinder esforça-se para capacitar mulheres, homens, adolescentes e comunidades para fazer escolhas e criar ambientes propícios a comportamentos reprodutivos saudáveis.
Objectivo da Posição
Esta posição apoia ao Gestor Provincial e equipe provincial no concernente a tarefas administrativas e assgura o cumprimento de normas e procedimentos Administrativos.
Principais Responsabilidades
Gestão de Escritório
- Gerir as necessidades do escritório em tempo útil;
- Garantir a existência de consumíveis e insumos por forma a evitar a rotura de stock;
- Criar iniciativas de alocação de bens e produtos de acordo com as necessidades do escritório;
- Garantir o bom estado de conservação do escritório;
- Prever manutenção atempada do escritório;
- Garantir que o escritório esteja limpo e organizado (Jardim, recinto e a componente interna);
- Gerir contratos celebrados com entidades prestadoras de serviços.
Copa e Cozinha
- Supervisiona a copa e assegura que agua, café, chá e açúcar estejam sempre disponíveis;
- Faz a supervisão do inventário da cozinha.
Material de escritório e de formação
- Mantém o inventário de todos os artigos de papelaria tanto para o escritório como para formação;
- Faz a distribuição de acordo com os pedidos;
- Auxilia na organização de programas de formação, incluindo material de formação e impressão de documentos necessários.
Recursos Humanos
- Manter em dia a lista nominal dos trabalhadores e pasta individual de cada funcionário incluindo, férias, ausências, reembolsos de seguro saúde, advertências, elogios;
- Enviar os pedidos de férias, ausências e de reembolso de seguro saúde.
Viagens e Acomodações
- Mantém o quadro de viagens e visitas actualizado;
- Responsável pela reserva de hotel e logística de viagem para todos os agentes do projecto.
Telefones
- Assegura que as respectivas contas estejam pagas a tempo e hora após conferidas;
- Assegura que todas as ligações pessoais sejam reembolsadas pelos emissores das mesmas.
Procurement (Bens e Serviços)
- Dar seguimento as necessidades das áreas de solicitação através das requisições);
- Realizar visitas semestrais aos fornecedores de forma a avaliar as condições de trabalho (fornecimento de catering e serviços de acomodação e de fornecimento de bens);
- Realizar pesquisas de mercado de diferentes ramos de atividade das quais a PI tem necessidade;
- Garantir a entrega oportuna de suprimentos e equipamentos nos locais específicos e estabelecer uma ligação proactiva com os gerentes relevantes para esclarecer as especificações relevantes;
- Preparar e acompanhar as solicitações de pagamento de bens e servições em tempo hábil de acordo com as políticas e diretrizes existentes da Pathfinder;
- Adquirir bens e serviços, analisar requisições de compra; criar e atualizar especificações;
- Elaborar e avaliar propostas de licitações; solicitar e negociar preços competitivos de fornecedores e fazer recomendações paras emissão de ordem de compras;
- Manter um banco de dados de fornecedores; realização de analises de uso de equipamentos e serviços;
Activo Fixo
- Agir como ponto focal do Gestor de Património baseado no escritório central, para tarefas de etiquetagem e controle físico de todo o equipamento adquirido ou recebido pelo escritório
Logistica/ Transportes
- Supervisionar o funcionamento correto no uso das viaturas;
- Garantir o cumprimento das políticas de transporte da PI sejam cumpridas;
- Garantir a reconciliação atempada de combustível a nível do projeto;
- Reportar o envio na entrega de material apos conferir o mesmo;
- Planificar o plano de transporte de forma eficaz a diversas equipes e pedidos de apoio autorizados;
- Manter o inventario atualizado e controlar entradas e saídas de bens;
- Controlo e gestão do inventario do projeto;
- Gestão e seguimento das manutenção e revisão dos veículos do projeto;
Outros
- Executa qualquer outra função atribuída pelo Coordenador Provincial;
- Preparar relatórios regulares sobre despesas e orçamentos de escritório;
- Manter e actualizar as bases de dados dos fornecedores;
- Organizar um sistema de arquivo de documentos importantes e confidenciais da Instituição.
Requisito Básicos
- Formação técnica em gestão de empresas/ Contabilidade ou equivalente. Curso superior é uma vantagem;
- Pelo menos cinco (5) anos de experiência trabalhando no departamento de administração de uma organização;
- Qualidades pessoais incluem integridade inatacável, paciência, tacto, juízo maduro, habilidades de negociação e comunicação interpessoal;
- Deve demonstrar o domínio de conhecimentos de informática em Excel o desempenho de suas funções;
- Capacidade de comunicação em Português verbal e escrito.
DECLARAÇÃO DO EMPREGADOR SOBRE OPORTUNIDADES IGUAIS DE EMPREGO
A Pathfinder oferece oportunidades iguais de emprego a todos os funcionários e candidatos a emprego e proíbe a discriminação e o assédio de qualquer tipo, independentemente da raça, cor, religião, idade, sexo, nacionalidade, estado de incapacidade, genética, estado de veterano protegido, orientação sexual, identidade ou expressão de género ou qualquer outra caraterística protegida por leis federais, estaduais ou locais. Esta política aplica-se a todos os termos e condições de emprego, incluindo recrutamento, contratação, colocação, promoção, rescisão, despedimento, reintegração, transferência, licenças de ausência, indemnização e formação.
DECLARAÇÃO DE SALVAGUARDA E PROTEÇÃO
A Pathfinder está empenhada em salvaguardar e proteger as pessoas que servimos, bem como o nosso colaborador. Temos tolerância zero para qualquer comportamento que cause danos a crianças, jovens, adultos, bem como aos nossos colaboradores e parceiros, incluindo abuso sexual, assédio, intimidação e exploração. Todas as pessoas que contratamos devem respeitar as nossas políticas, incluindo a denúncia de suspeitas ou violações de políticas conhecidas. Ao apresentar uma candidatura, o candidato reconhece que compreenderá que será submetido a uma variedade de verificações destinadas a verificar a sua aptidão para trabalhar connosco.
