Administrador de Escritório (Office Administrator)

Vodacom

Localização: Maputo, Moçambique

Tipo de Vaga: Tempo Inteiro

Na Vodacom, não estamos apenas a moldar o futuro da conectividade para os nossos clientes – estamos a moldar o futuro para todos os que se juntam à nossa equipa. Ao trabalhar connosco, fará parte de uma missão global para ligar pessoas, resolver desafios complexos e criar um mundo sustentável e mais inclusivo.

O que irá fazer

Propósito da Função:

O administrador de escritório garantirá o bom funcionamento das nossas instalações e contribuirá para impulsionar o crescimento sustentável. Um Administrador de Escritório supervisiona todos os aspetos administrativos e é responsável pelas operações gerais do seu escritório, incluindo atividades e operações para garantir a eficiência e a conformidade com as políticas da empresa.

Principais Responsabilidades:

• Acompanhar e reportar com precisão os contratados integrados (onboarded), desligados (offboarded) e o absentismo, servindo de ligação entre a Região e os RH da Vodacom;
• Fornecer apoio administrativo direto conforme necessário, incluindo o agendamento de compromissos, reuniões e eventos, manutenção de arquivos de escritório, envio de correspondência e encomendas;
• Gerir todos os aspetos do planeamento de espaço/infraestrutura (ex: mudanças, adições, alterações em postos de trabalho) e fornecer respostas, recursos e soluções quando solicitado;
• Supervisionar e manter as instalações e equipamentos de escritório para um funcionamento ininterrupto, identificar necessidades e adquirir suprimentos, gerir o relacionamento com fornecedores;
• Fornecer apoio administrativo (incluindo visitas a tribunais) e reportar preocupações relacionadas com HSE/Risco e Segurança ao departamento de Saúde, Segurança e Meio Ambiente e Segurança Corporativa.

O que procuramos em si

• Licenciatura em Administração de Empresas, Recursos Humanos, Gestão de Operações ou área relevante é preferível. Qualificações em secretariado serão uma vantagem;
• Experiência comprovada como administrador de escritório, assistente de escritório ou função relevante;
• Conhecimento básico de Saúde, Segurança e Meio Ambiente (HSE);
• Excelentes capacidades de comunicação e relacionamento interpessoal;
• Confortável no manuseamento de informações confidenciais;
• Capacidades de multitarefa e gestão de tempo, com habilidade para priorizar tarefas;
• Proficiente em diversos softwares informáticos, incluindo o pacote Microsoft Office (Word, Excel, Outlook e PowerPoint).

Candidatura

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Office Administrator

Vodafone (Vodacom)

What you’ll do

Role purpose:

The office administrator will ensure smooth running of our offices and contribute to driving sustainable growth. An Office Administrator oversees all things administrative and is responsible for the overall operations of their office, including activities and operations to secure efficiency and compliance to company policies.

Key Accountabilities:

• Accurately track and report on contractors onboarded, offboarded, and absenteeism, as the link between Region and Vodacom HR.
• Provide direct admin support as needed, including scheduling appointments, meetings, and events, maintaining office files, mailing, and shipping packages.
• Manage all aspects of space/infrastructure planning (ex: moves, additions, changes to workstations) and provide answers, resources, and solutions when requested.
• Oversee and maintain office facilities and equipment for uninterrupted function, identify needs and acquire supplies, manage vendor relationships
• Provide admin support (including court visits) and report HSE/Risk, Security related concerns to Health, Safety & Environment & Corporate Security department.

What we are looking in you

• Degree in Business Administration, Human Resource, Operations Management or relevant field is preferred. Qualifications in secretarial studies will be an advantage.
• Proven experience as an office administrator, office assistant or relevant role
• Basic Knowledge of Health, Safety & Environment (HSE).
• Outstanding communication and interpersonal abilities
• Comfortable handling confidential information.
• Multi-tasking and time-management skills, with the ability to prioritize tasks.
• Proficient in a variety of computer software applications including Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, and PowerPoint).